Ati auzit probabil de "birou fara hartie", o idée care a devenit realitate datorita adoptarii in masa a computerelor, de catre companiile de toate marimile si din toate industriile. Desi nu multe companii se pot lauda ca sunt cu adevarat "lipsite de hartii", computerele au redus nevoile zilnice de hartie, ducand la scaderea cheltuielilor si micsorand impactul asupra resurselor naturale. Dar, o data cu cresterea volumului de documente electronice vine si o noua provocare; ce faci daca o intreaga echipa de angajati are nevoie sa acceseze documente salvate pe un computer, fiecare dintre ei folosind un alt computer? Sau poate angajati din diferite departamente sau din diferite sedii ale companiei? Utilizarea e-mailului nu este intotdeauna practica, mai ales cand este vorba despre fisiere mai mari, iar alte metode , cum ar fi FTP-ul, pot fi prea complicate si lipsite de facilitati de administrare.

Solutia - Sistemul de Management al Documentelor WSI

Sistemul WSI de Management al Documentelor actioneaza ca un hub online - un centru de colaborare - care stocheaza fisierele, va permite sa urmariti modificarile, autorii si multe altele. Pentru ca este un sistem care functioneaza pe Internet, angajatii sau membrii echipei dumneavoastra il pot accesa de oriunde unde exista conexiune la Internet (este excelent pentru schimburi online!). Accesul la sistem si la anumite directoare sau fisiere poate fi unic controlat printr-un sistem de nume de utilizatori si parole. Acest lucru permite ca Sistemul de management al documentelor sa poata fi folosit de mai multe echipe sau departamente, permitand utilizatorilor sa acceseze numai fisierele sau documentele pentru care sunt autorizati.

Iata cateva functii cheie ale Sistemului de Management al Documentelor:

• Puteti da acces mai multor utilizatori la tot felul de fisiere dintr-un sistem central aflat pe web
• Sistem de introducere a documentelor care poate fi personalizat in totalitate, pentru a raspunde nevoilor dumneavoastra
• Monitorizarea modificarilor, a autorilor, a ratingurilor primite de document, precum si a comentariilor
• Acces pe baza de parola: utilizatorii pot accesa numai fisierele la care le este permis accesul
• Generare de rapoarte pentru monitorizarea securitatii si a performantele de lucru